KI-Transformation erfordert mehr als digitale Reife

Herausforderungen der KI-Einführung

Künstliche Intelligenz (KI) kann Arbeitsprozesse deutlich beschleunigen. Ein KI-Assistent fasst beispielsweise Dokumente zusammen, verknüpft Informationen und erstellt Textentwürfe. Dies führt zu einem Zeitgewinn in der Sachbearbeitung. Allerdings bedeutet dies nicht automatisch eine Entlastung der Mitarbeitenden.

Die Prüfung der KI-Ergebnisse ist entscheidend. Sind die Informationen korrekt? Fehlen wichtige Zusammenhänge? Passt das Ergebnis zum konkreten Fall? Erst nach dieser Überprüfung zeigt sich, ob tatsächlich Zeit gewonnen wurde. Die Qualität der Ergebnisse bleibt in dieser Hinsicht weiterhin die Verantwortung.

Technostress und neue Anforderungen

Wenn die Anzahl der Fälle steigt, ohne dass genügend Zeit für die Überprüfung vorgesehen ist, kann sich aus dem angeblichen Zeitgewinn zusätzlicher Druck ergeben. Fehlt zusätzlich Fachwissen, sind klare Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume nicht vorhanden, können Überforderung, Unsicherheit und Technostress entstehen.

Unternehmen prägen die Zukunft der Arbeit durch KI. Die Gestaltung des Arbeitssystems ist dabei entscheidend. Es geht nicht nur um die Fähigkeiten von KI, sondern auch um die notwendigen Rahmenbedingungen. Diese müssen geschaffen werden, damit Mitarbeitende die Technologie verantwortungsvoll nutzen können. Sie müssen auch mit den Veränderungen in ihrer Arbeit umgehen lernen.

Strategische Prioritäten und Weiterbildung

Gewonnene Zeit lässt sich mit zusätzlichen Aufgaben füllen. Sie kann aber auch für Qualitätsprüfung, anspruchsvolle Fälle, Weiterbildung und persönliche Entwicklung genutzt werden. Welche Prioritäten Unternehmen setzen, ist eine strategische Entscheidung.

Eine Teamleiterin stellt fest, dass KI die Erstellung von Entwürfen beschleunigt, deren Prüfung aber weiterhin Zeit beansprucht. Statt die Zahl der Fälle sofort zu erhöhen, klärt sie mit ihrem Team die Prüfverantwortung und reserviert Zeit für Qualitätssicherung und Weiterentwicklung. Dadurch können Mitarbeitende ihr Fachwissen vertiefen und ihre beruflichen Perspektiven erweitern. Unternehmen stärken ihre Innovationsfähigkeit, sofern die gewonnene Zeit tatsächlich verfügbar bleibt.

Wissensaustausch und Kompetenzentwicklung

Digitale Reife wird häufig anhand von Technologie, Prozessen, Kompetenzen, Kultur und Führung beurteilt. Doch selbst gut integrierte Systeme beantworten nicht automatisch, wer KI-Ergebnisse verantwortet, welche Entscheidungen Mitarbeitende treffen dürfen oder wie neue Fähigkeiten entstehen.

Der Einsatz von KI kann das gesamte Arbeitssystem verändern: das Zusammenspiel von Menschen, Aufgaben, Technologie, Führung und Organisation. Wer ausschliesslich einzelne Arbeitsschritte automatisiert, übersieht möglicherweise neue Belastungen, veränderte Verantwortlichkeiten und langfristige Folgen für die Kompetenzentwicklung.

Damit Fachwissen erhalten und weiterentwickelt werden kann, braucht es neben technischen Systemen auch Strukturen für den Wissensaustausch. Mitarbeitende müssen Zeit erhalten, um Erfahrungswissen weiterzugeben, gemeinsam weiterzuentwickeln und für andere zugänglich festzuhalten. Denn Wissenstransfer lebt nicht allein von Technologie, sondern auch von persönlichem Austausch und Zusammenarbeit.

Führung und Veränderungsmanagement

Für das Management bedeutet das, KI nicht nur als Technologieprojekt zu steuern, sondern auch Zeit für Wissensaustausch und Lernen einzuplanen sowie Leistungsziele und Arbeitsbedingungen entsprechend zu gestalten. Werden Effizienzgewinne ausschliesslich für Kostensenkungen oder Personalabbau genutzt, bleiben Chancen für die Entwicklung der Mitarbeitenden ungenutzt. Langfristig kann dadurch auch jene Fachkompetenz geschwächt werden, die Unternehmen für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz benötigen.

Wie Menschen Veränderungen verstehen, bewältigen und als sinnvoll erleben, hängt auch von den Bedingungen ab, unter denen sie stattfinden. Hier bietet das Kohärenzgefühl nach Aaron Antonovsky eine hilfreiche Perspektive. Seine drei Dimensionen Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit lassen sich auf die Gestaltung von Veränderungsprozessen übertragen.

Wer KI einführt, muss erklären, wofür sie eingesetzt wird, welche Arbeitsschritte sich verändern und wer Verantwortung trägt. Mitarbeitende brauchen klare Regeln zu Datenschutz, Dateneingabe und zur menschlichen Prüfung von Ergebnissen. Sie müssen auch wissen, wie sie KI-Anwendungen erproben können und an wen sie sich bei Fragen, Fehlern oder Verbesserungsvorschlägen wenden können.

Verstehbarkeit entsteht nicht allein durch die Vermittlung von Informationen. Mitarbeitende müssen das vermittelte Wissen auf ihre eigene Arbeit übertragen können. Ebenso wichtig ist, dass sie verstehen, was die Veränderungen für ihre Aufgaben, ihre berufliche Rolle und ihre Zukunft bedeuten. Dafür braucht es einen praxisnahen Wissenstransfer und Raum für fachlichen Austausch. Denn KI kann auch Ängste um die eigene berufliche Zukunft auslösen. Bleiben diese unbeachtet, kann das die Bereitschaft beeinträchtigen, Neues auszuprobieren und Veränderungen mitzugestalten.

Führungspersonen sollten deshalb Ängste und Unsicherheiten offen ansprechen und gemeinsam mit den Mitarbeitenden mögliche Szenarien und Handlungsoptionen entwickeln. Dafür braucht es eine kontinuierliche Begleitung, die auf individuelle Fragen und unterschiedliche Bedürfnisse eingeht. Transparenz, nachvollziehbare Ziele und gezielte Lernmöglichkeiten können dabei Orientierung bieten.

Einordnung

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt grundlegend. Während sie viele Prozesse beschleunigt, bringt sie auch neue Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen nicht nur technologische Lösungen implementieren, sondern auch die damit verbundenen organisatorischen und menschlichen Aspekte berücksichtigen. Dies erfordert eine strategische Ausrichtung und kontinuierliche Anpassung der Arbeitsbedingungen.

Was das für KMU bedeutet

Für Schweizer KMU bedeutet die Einführung von KI, dass sie nicht nur in Technologie investieren müssen, sondern auch in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden und die Gestaltung klarer Arbeitsprozesse. Die Prüfung von KI-Ergebnissen und die Sicherstellung der Qualität bleiben entscheidend. KMU müssen sicherstellen, dass sie die gewonnene Zeit für Qualitätsprüfung, Weiterbildung und persönliche Entwicklung nutzen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.