KI-Agent strukturiert E-Mails automatisch

Ausgangslage

Prompt Engineer Susanne Renate Schneider hat einen KI-Agenten programmiert, der ihre E-Mails jeden Morgen automatisch sortiert. Schneider teilt ihre Anleitung im Podcast t3n MeisterPrompter.

Die Idee, einen KI-Agenten für die E-Mail-Sortierung zu entwickeln, entstand aus der täglichen Herausforderung, die Flut an E-Mails zu bewältigen.

Umsetzung

Der KI-Agent nutzt ChatGPT Work, ist aber auch mit anderen KI-Tools wie Claude möglich. Zunächst muss die KI Zugriff auf das E-Mail-Konto erhalten. Dies erfordert die Freigabe in den Kontoeinstellungen, wobei die Vorgaben des Arbeitgebers zu beachten sind.

Anschliessend wird ein Projekt namens „Daily Assistant“ angelegt. Dieses soll langfristig mehrere tägliche Aufgaben organisieren und teilweise automatisch bearbeiten. Im dritten Schritt wird die Aufgabe zur Strukturierung der Nachrichten definiert. Hier ist ein Beispiel, wie Sie Ihre neuen E-Mails verwalten könnten: Fassen Sie diese jeden Morgen um 9 Uhr zusammen. Ordnen Sie sie in drei Kategorien ein. Die erste ist für dringende Nachrichten. Die zweite betrifft E-Mails, die eine Antwort erfordern. Die dritte Kategorie umfasst nur Informationsnachrichten.““

Sie weist darauf hin, dass die Einrichtung des Agenten etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, aber die langfristigen Vorteile die Mühe lohnen.

Überprüfung

Schneider überprüft ihr Postfach weiterhin täglich selbst. Sie hebt hervor, dass es Einschränkungen gibt, wenn KI-Agenten E-Mails bearbeiten sollen. Diese werden in der verlinkten Podcast-Folge näher erläutert.

Schneider betont, dass der KI-Agent als Unterstützung dient und nicht die vollständige Kontrolle über das Postfach übernehmen sollte. Sie rät, regelmässig die Sortierung zu überprüfen und den Agenten bei Bedarf anzupassen. Dies stellt sicher, dass wichtige E-Mails nicht übersehen werden und die Sortierung den eigenen Anforderungen entspricht.

Tipps und Kontakt

Zusätzliche Prompt-Tipps und eine Vorlage zur direkten Nutzung finden sich im t3n-MeisterPrompter-Newsletter. Der Podcast ist über verschiedene Plattformen abrufbar. Vorschläge für Episoden-Themen können per E-Mail eingereicht werden.

Der t3n-MeisterPrompter-Newsletter bietet nicht nur Prompt-Tipps, sondern auch weitere Anleitungen und Fallstudien zur Nutzung von KI-Agenten. Schneider teilt ihre Erfahrungen und Tipps auch auf ihren Social-Media-Kanälen. Interessierte können sich dort über neue Entwicklungen informieren und mit ihr in Kontakt treten. Der Podcast bietet zudem die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Feedback zu geben, was die Nutzung der KI-Agenten weiter verbessert.

Einordnung

Künstliche Intelligenz wird zunehmend in der Arbeitswelt eingesetzt, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Die Sortierung von E-Mails ist ein Beispiel dafür, wie KI die Produktivität steigern kann.

Was das für KMU bedeutet

Für Schweizer KMU könnte die Automatisierung der E-Mail-Sortierung Zeit sparen und die Effizienz steigern. Allerdings müssen Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben beachtet werden.